Handmatig werk vinden wij pure tijdverspilling. Ook als het gaat om debiteuren- en crediteurenanalyses tijdens de jaareinde-audit. Daarom ontwikkelden we een slimme tool die via data-analyse alle werkstappen voor u klaarzet in één overzichtelijk Excel-bestand. In het bestand staan gegevens vanuit de auditfiles van uw klant, door ons in Power BI aangepast en gestructureerd zodat alle mutaties en standen kloppen. Zo houdt u zelf meer tijd over voor de posten met een hoog risico.
Eerst checken we de data-integriteit
Bij uw controlewerkzaamheden is het natuurlijk belangrijk dat de gegevens volledig, juist en consistent zijn. Dus voordat we data-analyse inzetten, stellen we de integriteit van de brondata vast. Dat doen we met onze tools ‘Data Integrity’ en ‘Reconciler’. Voor de analyses van de debiteuren en crediteuren zijn de brondata auditfiles en CAMT-bestanden.
De brondata worden automatisch getoetst op de volgende voorwaarden:
• Volledigheid van de ingelezen financiële mutaties vanuit de auditfile
• Volledigheid van de ingelezen externe banktransacties
• Betrouwbaarheid van de financiële mutaties (integrale aansluiting tussen de auditfiles en de externe bankmutaties)
Wanneer we de data-integriteit hebben vastgesteld, volgen de werkstappen in het specifieke Excel-bestand voor debiteuren/crediteuren. Het bestand geeft aan wat u moet doen. We zetten de stappen even op een rij.
Werkstap 1: aansluiting administratie met de subadministratie
Als eerste werkstap wordt het grootboeksaldo van het boekjaar vergeleken met het saldo van de subadministratie zoals apart gegeven in de auditfile, zodat de aansluiting makkelijk kan worden gemaakt. Dat ziet er zo uit:*
Werkstap 2: initiële cijferbeoordeling
Voor de cijferbeoordeling wordt het verloop van de positie debiteuren/crediteuren in kaart gebracht, ondersteund door een aantal analyses om de fluctuaties jaar over jaar te begrijpen. Hieronder ziet u een voorbeeld.
In de bovenstaande tabel ziet u de fluctuaties in de stand per jaareinde en in verkopen (gefilterd op maand) ten opzichte van het voorgaande jaar. Daarnaast laat de laatste kolom zien hoe de omzet (of inkopen) zich verhouden tot de debiteuren-/crediteuren-posities.
Gemiddelde betalingstermijn
Via tijdsfilters (kwartaal, maand of week) in bovenstaande tabel kunt u zien wat de gemiddelde duur is van de uitstaande debiteuren/crediteuren en of dit in lijn ligt met de verwachting. De gemiddelde betalingstermijn wordt daarnaast apart berekend aan de hand van veelgebruikte KPI’s zoals de DSO (Days Sales Outstanding) en DPO (Days Payable Outstanding). Deze KPI’s berekenen we op basis van de gegevens in de auditfiles, door de factuurdatum en betalingsdatum met elkaar te koppelen.
U ziet daarna zo’n tabel (de + geeft aan welke informatie verder nog beschikbaar is):
Het gemiddeld aantal dagen tot betaling (DSO) zegt dus iets over de betalingssnelheid van klanten of die van de klant die u controleert (DPO), en kan verklaren waardoor een positie is veranderd ten opzichte van voorgaand jaar.
Werkstap 3: presentatietest
De presentatietest maakt in één Excel-tabblad overzichtelijk wat de speciale items zijn binnen de debiteuren en crediteuren. In drie subanalyses wordt op debiteur- of crediteurniveau uitgelicht welke posities er:
• Materieel zijn en afzonderlijk besproken dienen te worden met de klant
• Negatief (in debiteuren) of positief zijn (in crediteuren) en of deze posities eventueel geherrubriceerd moeten worden voor de jaarrekening
• Met gerelateerde partijen open staan (intercompany)
Werkstap 4.1: afloopcontrole debiteuren
Tijdens de jaareinde-audit kijkt u bij de debiteuren naar de afloop van de per jaareinde openstaande facturen. Ons script berekent op factuur-/klant niveau wat is ‘afgelopen’ op de datum van het uitvoeren van de werkzaamheden (of een andere vastgestelde datum). Vervolgens is in het werkprogramma in één oogopslag zichtbaar wat het percentage is wat inmiddels is afgelopen, welke facturen nog openstaan en hoelang deze facturen al openstaan. Dit is een voorbeeld van een tabel met de totale afloop:
Voor de niet-afgelopen posities wordt inzichtelijk gemaakt hoelang de facturen openstaan en of een voorziening dubieuze debiteuren aanwezig is, zodat u makkelijk met de klant kunt bespreken of deze voldoende is of niet.
Op dit moment wordt de afloop nog bepaald op basis van de auditfiles, maar we zijn ook bezig om de afloop te bepalen via de bankbestanden. Op die manier gebeuren alle werkstappen in één keer.
Hoe de afloopcontrole wordt uitgevoerd is afhankelijk van uw software. Voor pakketten met een aparte subadministratie is de positie op factuurniveau beschikbaar en kan de afloop dus makkelijk gekoppeld worden. Voor pakketten waar de subadministratie alleen op klantniveau beschikbaar is, wordt eerst de positie per jaareinde berekend op basis van alle facturen en aangesloten met de subadministratie. Vanuit de facturen wordt dan de afloop bepaald.
Werkstap 4.2: voortgezette controle crediteuren
Om de volledigheid van de crediteuren vast te stellen gebruiken veel accountants de voortgezette controle. Hierin wordt gekeken naar ontvangen facturen in het volgende boekjaar binnen een vooraf bepaalde periode en of deze facturen toezien op het juiste boekjaar. Om makkelijker de selectie te maken, vindt u in ons werkprogramma alle facturen van het volgende boekjaar in één overzicht. Daarnaast maken we ook alle transacties verwerkt als bankontvangsten in de administratie in het volgende boekjaar inzichtelijk.
Zo kunt u verifiëren of er nog betalingen hebben plaatsgevonden die mogelijk bij het huidige boekjaar horen en bent u zeker van de volledigheid.
Data-analyse voor andere financiële rapportages
Deze werkprogramma’s zijn specifiek ontwikkeld voor uw jaareinde-audit van debiteuren en crediteuren. Via een andere tool helpen we u ook de omzetverantwoording te controleren aan de hand van de afboeking debiteuren via bank. Daarnaast zijn de analyses inzetbaar voor allerlei andere financiële rapportages. Zo worden de KPI’s als DPO en DSO bijvoorbeeld ook vaak gebruikt rond werkkapitaalmanagement en -optimalisatie, belangrijk bij de aanvraag van financieringen en fusies en overnames.
Nooit meer handmatige debiteuren- en crediteurenanalyses
Uw analyses efficiënter uitvoeren, zonder handmatige, tijdrovende stappen? Mail naar info@agtt.nl en ontdek hoe data-analyse bij uw organisatie past.
Share? Klik op onderstaande knoppen!