Handmatige factuurcontroles? Dat kan slimmer.
In veel auditpraktijken worden omzet en kosten nog altijd gecontroleerd via steekproeven of kritische deelwaarnemingen. Dat betekent: documenten opvragen, betalingen opzoeken, afletteringen nalopen en beoordelen of bedragen juist zijn geboekt. Een tijdrovend proces, voor zowel auditor als klant.
Deze werkwijze brengt ook risico’s met zich mee, bijvoorbeeld in het kader van de Wwft. Stel dat een factuur van AGTT B.V. wordt betaald door een partij uit Dubai. Constateert je dit direct in jouw steekproef op basis van traditionele werkzaamheden? Zonder goed ingerichte controleaanpak blijven dit soort uitzonderingen onopgemerkt, terwijl het juist cruciaal is voor bijvoorbeeld de risicobeoordeling en cliëntonderzoek.
Bovendien levert de handmatige aanpak niet altijd gewenste controle-informatie op. Wanneer facturen niet correct zijn afgeletterd, blijft het risico op sleepgevaar aanwezig: openstaande facturen worden doorgeschoven naar het volgende jaar omdat betalingen onjuist zijn gekoppeld.
De oplossing: de AGTT Invoice Matching Tool
Met de AGTT Invoice Matching Tool koppel je facturen uit de financiële administratie rechtstreeks aan ontvangsten/betalingen uit externe bankbestanden. De tool leest de gegevens in vanuit de auditfile of via directe koppeling met het administratiesysteem en legt de verbinding met externe bankdata.
Alle facturen worden vervolgens gematcht en gestratificeerd op basis van het resultaat. Zo zie je in één overzicht welke debiterenposities volledig of gedeeltelijk zijn ontvangen of nog openstaan. De tool is toepasbaar op zowel verkoop- als inkoopfacturen.
Dankzij deze vergelijking wordt de controle niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder: de afloop is gebaseerd op feitelijke bankmutaties in plaats van interne aflettering door de klant.
Praktische toepassing 1 – Revenue Recognition
Traditioneel wordt omzet gecontroleerd via een steekproef of kritische deelwaarneming waarbij de auditteams voor de geselecteerde items de onderliggende verkoopfacturen opvragen, de doorlopende nummering van de verkoopfacturen checken en nagaan of de geselecteerde verkoopfacturen zijn betaald. Met de AGTT Invoice Matching Tool wordt dit proces volledig geautomatiseerd: alle verkoopfacturen worden integraal vergeleken met externe bankbestanden
Resultaten in de praktijk
De matchingresultaten worden automatisch gestratificeerd zodat auditteams enkel naar de categorie ‘no match’ kijken, die doorgaans minder is dan 2% van het totaal. De stratificatie is als volgt:
- Exact match (3/3) – Bedrag, tegenpartij en factuurnummer komen volledig overeen.
- High match (2/3) – Twee van de drie kenmerken komen overeen, bijvoorbeeld het bedrag en de tegenpartij.
- Medium match (1/3) – Slechts één kenmerk komt overeen; bijvoorbeeld alleen de tegenpartij.
- No match (0/3) – Geen van de kenmerken komt overeen.
Ook situaties waarin meerdere facturen via één betaling zijn voldaan, worden correct herkend en toegewezen. Deze betalingen worden op het juiste niveau verwerkt, zodat ook deze transacties in de juiste categorie terechtkomen.
Voorbeelden van mismatches
De tool maakt zichtbaar waarom een factuur niet volledig matcht, met heldere duiding:
- Bedrag → mogelijke betalingskorting (bedrag excl. korting afgeletterd, maar volledig ontvangen via CAMT).
- Factuur → factuurnummer ontbreekt in de betalingskenmerken.
- Tegenpartij → naam wijkt af, maar op de achtergrond vindt een intelligente matching plaats om verschillen in schrijfwijze of afkortingen te detecteren.
Wat betekent dat in de auditpraktijk?
- Bij een Exact match is geen aanvullende controle nodig.
- Bij High of Medium match kan via een sanity check snel worden vastgesteld of de afwijking verklaarbaar is.
- Een No match is een duidelijk signaal voor nader onderzoek.
Het grootste deel van de populatie wordt automatisch gekoppeld, terwijl afwijkingen direct inzichtelijk zijn. Zo verschuift de aandacht van tijdrovend lijstwerk naar professioneel-kritische beoordeling.
Praktische toepassing 2 – Overige bedrijfskosten
Ook bij de controle van kostenposten levert factuurmatching aanzienlijke tijdswinst op. Waar auditteams nu vaak handmatig betalingen opzoeken bij geselecteerde facturen, toont de AGTT Invoice Matching Tool deze betalingen automatisch via de koppeling met CAMT-bestanden.
De controle van volledigheid en nauwkeurig verloopt hierdoor sneller, en afwijkingen worden direct zichtbaar.
Datagedreven jaarrrekeningcontrole
Met de AGTT Invoice Matching Tool koppelt u administratieve facturen direct aan feitelijke betalingen of ontvangsten. Daarmee verkort u de doorlooptijd van de audit, verhoog je de betrouwbaarheid van de uitkomsten en vermindert u de afhankelijkheid van interne aflettering door de klant.
Wil jij jouw auditwerkzaamheden ook verder automatiseren? Neem contact op met AGTT en ontdek hoe invoice matching uw controleteam ondersteunt bij een datagedreven jaarrekeningcontrole.
