Vermetten Accountants en Adviseurs zag dat de capaciteit om de hoeveelheid data én de behoefte aan inzicht efficiënt te benutten, vaker onder druk kwam te staan. Met behulp van de templates van AGTT hebben ze weer meer grip op die capaciteit, besparen ze uren aan tijd en signaleren ze eerder en beter risico’s. Assistent-accountant Joachim Lagrouw vertelt wat die impact betekent voor hun werkzaamheden, toen en nu.
Joachim merkte zelf ook dat de vraag van de klant binnen de accountancy naar specifieke data-analyses toenam. Echter, de capaciteit om dit te doen ontbrak: “Als je bijvoorbeeld kijkt naar betalingen, dan zou je daar wel meer over kunnen én willen zeggen. Maar dat ging gewoonweg niet, omdat we dit handmatig moesten doen. Handjes die we simpelweg niet hadden. Bovendien was de specialistische kennis ook niet aanwezig om deze automatiseringsslag te maken.”
“Eerder deden we dit werk op basis van wat de klant aanlevert, maar nu op basis van wat de klant aan de belastingdienst aanlevert.”
Risicogericht inzoomen
Via Ilkay Kilic, partner en lid van de praktijkdirectie Audit bij Vermetten, kwam het kantoor bij de ‘template-oplossing’ van AGTT terecht: “Ik ben nu bijvoorbeeld bezig met betalingsanalyses. AGTT heeft voor ons een template ontwikkeld waarmee we in Excel risicogericht kunnen inzoomen op bijzonderheden. Denk bijvoorbeeld aan het filteren van weekendbetalingen, betalingen naar het buitenland, of als een wederpartij meerdere bankrekeningnummers heeft. Ook kan een Naam-IBAN check worden uitgevoerd om te controleren of de naam van de begunstigde overeenkomt met het opgegeven IBAN-nummer. Wij kunnen daar dan meteen op acteren, is het conform verwachting of moeten we vragen gaan stellen aan de klant?”
Betere kwaliteit
Joachim geeft aan dat het vooral de kwaliteit van de controles is die sinds de introductie van de AGTT-templates behoorlijk is toegenomen: “Kijk bijvoorbeeld naar de personeelskosten en dan met name de loonheffingsaangiftes. Eerder deden we dit werk op basis van wat de klant aanlevert, maar nu op basis van wat de klant aan de belastingdienst aanlevert. Deze kwalitatief betere informatie kunnen we nu dankzij een template van AGTT binnen twee uur analyseren. Zonder AGTT deden we daar tien uur over.”
“Nu zitten wij meer op die laatste – tevens moeilijkste – 30% die nog ingevuld moet worden door ons.”
Sneller
Niet alleen de kwaliteit van de controles is toegenomen, ook de snelheid: “In de oude situatie moesten we altijd steekproeven uitvoeren, maar die duurden ontzettend lang. Als ik nu kijk naar de afloopcontrole van debiteuren. Waar we eerder vijf uur deden over zo’n controle, doen we daar nu dus twee uur over. Dat is een besparing van drie uur. Een hele transformatie eigenlijk. Ik geloof dat we nu ongeveer negen Excel-templates gebruiken van AGTT. Drie jaar geleden waren dat er nog twee. Dat bij elkaar opgeteld bespaart je ongelooflijk veel uren aan verzamelen en structureren van data.”
Opbouwen in fases
Alles gaat weliswaar efficiënter, de complexiteit is volgens Joachim wel wat toegenomen: “Het controleren op de oude manier is iets makkelijker te begrijpen en toe te lichten. Vroeger zat je zelf meer aan knoppen waardoor je ook kon volgen wat je doet. Nu zitten wij meer op die laatste – tevens moeilijkste – 30% die nog ingevuld moet worden door ons. Maar ook daar komt de handigheid er steeds meer in. AGTT heeft ons goed geholpen met de implementatie van deze nieuwe werkwijze door middel van trainingen. Wat we nu bijvoorbeeld aan het invoeren zijn, is de materiële vaste activa. We hebben er al mee gewerkt, maar dat is wat nu actueel in ontwikkeling is. We zijn het in fases aan het opbouwen.”
Die faserende opbouw is exemplarisch voor de samenwerking met AGTT: “Los van het feit dat ze dé data-expert zijn op dit gebied hebben ze altijd heel veel geduld gehad om ons te begeleiden in het proces. Dat vind ik wel een meerwaarde voor het uiteindelijk goed toe kunnen passen van de materie.”