In drukke periodes krijgen auditors regelmatig te maken met onvolledige of foutieve klantdata. Dit veroorzaakt het klassieke ‘garbage-in, garbage-out’ probleem dat later leidt tot aanzienlijke inefficiënties in het auditproces. Omdat dit in de praktijk nooit volledig te voorkomen is, moet er juist een effectieve oplossing komen die dergelijke problemen vroeg signaleert en oplost.
Garbage in = garbage out
Auditors zetten data-analyse in om audits efficiënter en gerichter uit te voeren. Maar wanneer bronbestanden onvolledig of foutief zijn, leidt dit onvermijdelijk tot frustratie. Dit schaadt zowel de acceptatie als adoptie van data-analyse als een integraal controlemiddel. Het vroegtijdig herkennen en oplossen van problemen in brondata is daarom cruciaal. Want de kracht van data-analyse zit in het versterken van de controle, niet in het achteraf herstellen van data kwaliteitsproblemen.
Herkenbaar?
Ondanks zorgvuldige communicatie en planning ontstaan regelmatig problemen door incomplete of incorrecte bronbestanden. Vooral tijdens drukke periodes zorgt dit voor extra werk, frustratie en kwaliteitsrisico’s. Denk bijvoorbeeld aan:
- Auditfiles geëxporteerd voordat alle transacties verwerkt zijn, maar sommige softwarepakketten sluiten onverwerkte transacties uit bij het genereren van de auditfile.
- Een klant levert slechts een deel van de digitale bankafschriften aan, wat leidt tot verschillen bij het aansluiten van bankmutaties uit externe bronnen met de interne administratie.
- Niet alle crediteuren batches worden aangeleverd, waardoor controles op onrechtmatige betalingen niet voor de gehele populatie uitgevoerd kunnen worden.
- Ontbrekende SBR-loonaangiftes, waardoor er geen aansluiting kan worden gemaakt tussen salarisadministratie en financiële administratie.
Zo signaleer je vroegtijdig onjuiste of onvolledige klantdata
Om deze problemen zo veel mogelijk te minimaliseren, is het belangrijk dat auditteams al vóór de start van de audit inzicht krijgen in de kwaliteit van de aangeleverde bestanden. De Landing Zone van AGTT biedt hiervoor een doordachte en praktische oplossing.
Iedere ochtend worden automatisch alle input bestanden die op de voorgaande dag zijn aangeleverd, ingeladen in de auditmart van AGTT. Daarbij worden specifieke data-integriteitschecks voor verschillende soorten input bestanden uitgevoerd, waardoor potentiële problemen meteen zichtbaar worden. Eventuele problemen worden direct zichtbaar gemaakt in overzichtelijke draaitabellen binnen de vertrouwde Excel-omgeving van de auditor.
Zo werkt het:
Meer grip op data, minder herstelwerk, meer focus op de inhoud
Doordat problemen vroeg gesignaleerd worden, kan er tijdig worden geschakeld met de klant. Herstelacties vinden plaats voordat de controle start, waardoor audit teams met een gerust hart aan hun werkzaamheden kunnen beginnen. De winst is zichtbaar op meerdere fronten:
- Minder onnodig herstellen van onjuiste of onvolledige klantdata
- Betere samenwerking en communicatie met klanten
- Meer tijd voor risicogerichte controle en oordeelsvorming
- Hogere acceptatie van data-analyse als integraal onderdeel van de audit
Het volledig voorkomen van onvolledige of foutieve klantdata blijkt in de praktijk vrijwel onmogelijk. Maar door juist het garbage-in, garbage-out-probleem aan de voorkant op te lossen, ontstaat er ruimte voor een efficiënter, effectiever en betrouwbaarder controleproces.
Ook biedt de Landing Zone aanvullende toelichtingen over veelvoorkomende problemen en duidelijke aanbevelingen hoe deze in samenwerking met AGTT en/of de klant opgelost kunnen worden. Zo krijgen auditors meer grip op de brondata, worden inefficiënties voorkomen en verloopt de data-driven audit soepel en flexibel.
Wil jij meer weten over de Landing Zone van AGTT? Vraag dan een demo aan.
