Het automatiseren van de detailcontrole

Veel accountants voeren hun gegevensgerichte controles op ongeveer dezelfde manier uit. Ze trekken eerst een selectie data uit een te controleren populatie. Nadat ze de brondocumenten (zoals facturen) voor die selectie binnen hebben van de klant, loopt iemand binnen het team op regelniveau de selectie af. De details worden vergeleken met de ontvangen facturen. Hierbij wordt gecontroleerd op bijvoorbeeld de factuurdatum, het factuurbedrag, de tegenpartij en omschrijving.

Handmatige controle van honderden items
Het controleteam vergelijkt dus handmatig twee bronnen met elkaar. Aan de ene kant de selectie afkomstig vanuit de financiële administratie en aan de andere kant de gegevens uit de brondocumenten. Soms is die vergelijking nodig voor wel honderden items. Dit neemt nogal wat tijd in beslag.

Dat moet toch beter kunnen?
Bij AGTT zijn we niet zo van het handmatige werk. Dat kost namelijk alleen maar tijd en zorgt voor een hoop frustratie. Daarom brainstormen we elke dag over nieuwe ideeën en ontwikkelen we tools en technieken die het werk van accountants leuker en makkelijker maken. Zo bedachten we een slimme tool voor de jaarrekeningcontroles, ofwel Test of Details (TOD).

Geen willekeurige selectie meer
De meeste accountantskantoren gebruiken een interne tool om een volkomen willekeurige selectie te maken voor hun detailtest. Daardoor bestaat de kans dat u alleen standaardfacturen selecteert, waar geen fouten in zitten. U wilt natuurlijk liever de bijzondere gevallen selecteren. Daarom ontwikkelden wij een andere tool om risicogericht een selectie te maken voor de te controleren post (vanuit de auditfile).

Nadat wij de selectie binnen hebben zetten we de achterliggende brondocumenten, veelal pdf-facturen, om in bruikbare data. Dat doen we door gebruik te maken van optische tekenherkenning (OCR).

Matchen gaat automatisch
En dan komt het leukste gedeelte: het automatisch matchen van de financiële administratie en de brondocumenten. Met behulp van Power BI halen we gegevens op vanuit verschillende bronnen om er inzichten uit te halen.

We vergelijken twee bronnen die qua dataformaat niet op elkaar lijken. Via diverse transformaties manipuleren we beide databronnen zodanig dat deze wel op elkaar aansluiten. Vervolgens verrijken we de data met diverse testen om de conclusies overzichtelijk te houden.

We matchen op basis van de volgende items:

1. Factuurbedrag
2. Tegenpartij
3. IBAN
4. KvK-nummer

Dit ziet er dan uiteindelijk zo uit:

Wel of geen match?
Het doel is om te bepalen welke factuur het vaakst een match heeft per selectie-item en om de juistheid van de kosten vast te stellen. Door meerdere testen uit te voeren is dat makkelijker vast te stellen. Het matchen lukt via programmeertaal en diverse lijstfuncties die we toepassen. Op basis van het aantal matches geven we ieder selectie-item een testnaam. Zo is ‘test abcde’ het meest nauwkeurig en ‘test cde’ het minst nauwkeurig.

Alsnog de match maken
Voor de items waar geen match gemaakt is, bijvoorbeeld door verkeerde facturen of declaraties, maken we een korte lijst met:

1. Alle facturen die niet aansluiten op de financiële administratie
2. De facturen die deels overeenkomen met de selectie maar niet exact hetzelfde zijn

Wij kunnen die uitzonderingen nader bekijken, maar u kunt dit ook zelf doen via onze template.

Zo werkt de template in Microsoft Excel
We gieten onze gehele dataset namelijk in een werkprogramma in Microsoft Excel. Daar kunt u zelf de facturen openen en toewijzen aan de selectie, om alsnog de match te maken. Het werkprogramma geeft aan wat de uitzonderingen zijn en wat u moet doen. U ziet hoeveel facturen er wel en niet gematcht zijn en hoe u de detailcontrole succesvol afrondt.

Nooit meer handmatig matchen
Uw detailcontrole efficiënter en goedkoper uitvoeren, zonder te hoeven leren hoe u zelf een ingewikkeld datasysteem opzet, beheert en gebruikt? Mail naar info@agtt.nl en ontdek of onze geautomatiseerde tools bij u passen.

Share? Klik op onderstaande knoppen!