Het recente AFM-rapport over frauderisico’s in de wettelijke controles laat er geen twijfel over bestaan: de uitvoering van controlewerkzaamheden is vaak niet specifiek en niet diepgaand genoeg. Hieronder bespreken we de toelichting van de AFM en hoe jij daar met onze oplossingen vervolgens invulling aan kunt geven en dus wél tot diepgang en efficiëntie komt.
Accountants blijken regelmatig vooral standaardprocedures te volgen, zonder de aard, timing en omvang van de werkzaamheden aan te passen aan de geïdentificeerde risico’s. Bovendien worden kwalitatieve aspecten niet altijd meegenomen. Het gevolg? Het niet (tijdig) signaleren en opvolgen van fraude(risico’s) met mogelijke schade voor de stakeholders. Met onze data-analyse audittemplates laten we zien hoe je wél tot voldoende diepgang en efficiëntie komt—door een fundamenteel andere aanpak, met stratificaties op basis van zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten.
Frauderisico’s vereisen meer dan ‘standaardaanpak’
De AFM stelt dat frauderisico’s om een gerichte benadering vragen. Helaas voeren accountants vaak dezelfde controlewerkzaamheden uit voor vrijwel alle klanten, ongeacht de specifieke kenmerken en risico’s. Dit leidt tot een aanpak ‘die te kort door de bocht gaat’, aldus de toezichthouder. Bovendien ontbreekt het regelmatig aan een professioneel-kritische instelling: accountants geven niet altijd opvolging aan waarschuwingssignalen of ongewone transacties en verifiëren deze onvoldoende op basis van brondocumentatie.
Stratificatie als sleutel tot gerichte controles
AGTT biedt een data-analyseplatform waarmee je transacties niet alleen op kwantitatieve, maar vooral ook op kwalitatieve aspecten kunt stratificeren. Onze algoritmes delen de totale populatie aan transacties op in deelpopulaties, ingedeeld naar hun risicoprofiel. Denk aan verschillen tussen terugkerende en niet-terugkerende posten, facturen met afwijkende kenmerken of betalingen naar landen met verhoogd risico.
Zo werkt onze oplossing
· Specifieke analyses voor elke deelpopulatie
Doordat de transacties gegroepeerd worden op vergelijkbare risicoprofielen, kun je per deelpopulatie gerichte werkzaamheden uitvoeren. In plaats van één generieke checklist die overal wordt toegepast, bevat elke ‘bucket’ bij ons zijn eigen set van data-analyses. Dit vergroot de diepgang, zonder dat de accountant verdrinkt in het werk.
· Efficiënter én diepgaander
Met onze aanpak besteed je automatisch minder tijd aan ‘routine’-transacties, omdat de standaardanalyses snel uitsluitsel geven over mogelijke afwijkingen. Daardoor houd je juist ruimte over om een professioneel-kritische houding te tonen bij de niet-routinematige en hoogrisicotransacties, die meer onderzoek en diepgang vereisen.
De brondata moet betrouwbaar zijn
Het AFM-rapport onderstreept dat data-analyse alleen effectief is als de brondata betrouwbaar is. Bij AGTT hanteren we daarom data-integriteitschecks nog vóór de stratificaties plaatsvinden. In onze template ‘data-integriteit’ sporen we fouten, dubbelen en inconsistenties op, zodat je zeker weet dat de data waarmee je werkt volledig en consistent is. Deze integriteitscontroles voorkomen dat onbetrouwbare gegevens de analyse in sluipen.
Zo werkt onze oplossing
· Single Source of Truth
Al deze databronnen worden in onze Auditmart samengebracht, zodat de accountant met één geïntegreerde dataset van alle benodigde gegevens werkt in alle audittemplates. Geen losse Excel-sheets en aparte softwaretools, maar één plek waarin alle data samenkomt en gevalideerd wordt.
· Flexibele standaard
De AFM laat in haar rapport zien dat ‘standaard werkzaamheden’ niet per definitie slecht zijn, mits ze voldoende specifiek kunnen worden aangepast. De basis in onze templates is daarom strak gedefinieerd, maar biedt de flexibiliteit om zowel klant- als sectorspecifieke kenmerken te integreren. Zo krijgt elke controle de diepgang die nodig is.
Journaalboekingen aan het eind van de verslagperiode
Het frauderisico dat het management de interne beheersingsmaatregelen doorbreekt, is een verplicht onderdeel van de jaarrekeningcontrole. Het AFM-rapport geeft aan dat accountants vaak alleen aan het eind van de verslagperiode journaalboekingen controleren, terwijl fraude ook midden in de periode kan plaatsvinden en vervolgens subtiel kan worden verhuld.
Onze oplossing
· GL Miner voor gerichte journaalpostanalyses
Met onze GL Miner-template stratificeert AGTT alle journaalboekingen volgens hun risicoprofiel. Hierdoor kunnen accountants veel sneller onderscheid maken tussen ongebruikelijke en normale transacties. Voor de meer risicovolle deelpopulaties zijn er diepgaande analyses ingericht, zoals het onderzoeken van dubbele en teruggedraaide boekingen (ook over jaren heen) of posten met ongebruikelijke omschrijvingen. Zo kom je verder dan de ‘eindemaands-boekingen check’ en kun je gedurende het hele jaar afwijkingen signaleren.
· Directe link met brondocumentatie
Door data uit verschillende bronnen (bijvoorbeeld interne administratie en externe bankbestanden) slim te bundelen, biedt GL Miner de mogelijkheid om direct door te klikken naar de onderliggende data en verwijzingen naar brondocumenten. Hierdoor is het makkelijk om in geval van een signaal meteen brondocumenten op te vragen, wat de professioneel-kritische houding bevordert.
Accountant bekijkt alleen de grootste bedragen
Frauderisico’s rond betalingen, bijvoorbeeld door niet-bestaande leveranciers of niet-geleverde diensten, vraagt om gedegen controle van banktransacties. De AFM signaleert dat accountants hier soms alleen de grootste bedragen bekijken. Daarmee kunnen kleinere, maar frequente fraudegevallen onder de radar blijven.
Onze oplossing
· Cash Miner: stratificatie van betaaltransacties
In onze Cash Miner-template worden alle betaaltransacties — onafhankelijk van de hoogte van de bedragen — opgesplitst in deelpopulaties die een vergelijkbaar risicoprofiel delen. Betalingen naar bepaalde landen, ongebruikelijke tijdstippen, of onverklaarbare omschrijvingen worden zo automatisch uitgelicht. Dankzij deze granulariteit zie je in één oogopslag welke betalingen extra aandacht nodig hebben.
· Focus op verdachte signalen
Deze aanpak biedt de mogelijkheid om te verifiëren of een leverancier echt bestaat door een naam- en IBAN-check uit te voeren. Door afwijkende patronen efficiënt en automatisch te identificeren, hebben de accountants meer tijd om te focussen op uitzonderingen.
Gerichte diepgang dankzij intelligente stratificaties
De AFM legt de vinger op de zere plek: controlewerkzaamheden rond frauderisico’s zijn vaak te generiek en oppervlakkig. Met de data-analysetemplates van AGTT—waarbij we sterk inzetten op stratificatie op basis van zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten—krijgen accountants eindelijk de tools in handen om wél voldoende diepgang te bereiken. Het gevolg is niet alleen een efficiënter proces, maar ook meer ruimte om professioneel-kritische oordeelsvorming in te zetten waar dat het hardst nodig is: bij ongebruikelijke, complexe en mogelijk frauduleuze transacties.
Stap over naar zekerheid
Overstappen naar AGTT betekent letterlijk afscheid nemen van routinematig werk en kiezen voor efficiënte audit. Je wilt straks niet meer anders! Maar we doen het stap voor stap. In jullie tempo. Zo is de impact op het team minimaal en zorgen we ervoor dat alles tot in de kleinste details goed werkt. Ontdek hoe diepgaande analyses en flexibele standaardprocedures hand in hand kunnen gaan, met meer efficiëntie en kwaliteit als resultaat.
Bron: AFM Onderzoek controlewerkzaamheden bij frauderisico’s schieten tekort